Những công việc cuối năm Kế toán cần lưu ý

Dịp cuối năm và đầu năm là quãng thời gian cực kỳ bận rộn với kế toán doanh nghiệp. Để kế toán nắm bắt được công việc cần làm, tránh việc quá hạn dẫn đến những Rủi ro doanh nghiệp bị xử phạt, bài viết dưới đây sẽ liệt kê những nội dung công việc kế toán cần làm vào cuối năm tài chính và đầu năm sau.

Những nội dung công việc kế toán cần làm vào cuối năm tài chính và đầu năm sau gồm:

1. Đối chiếu công nợ

Kế toán nên làm biên bản xác nhận công nợ với các nhà cung cấp, khách hàng lớn để đảm bảo số liệu ghi nhận là chính xác. Bởi lẽ, các khoản công nợ không chỉ ảnh hưởng đến kế hoạch dòng tiền, thanh khoản mà còn có rủi ro về thuế. Chẳng hạn, năm 2024 bạn ghi nhận thiếu một khoản phải trả khách hàng, đến năm 2025 bạn mới tìm ra và hạch toán lại, điều này dẫn đến chi phí bị ghi nhận không đúng kỳ, rủi ro thuế là có thể bị loại trừ khỏi chi phí hợp lý của của 2024 và 2025)

Do đó, khi đối chiếu công nợ, nếu xuất hiện sai lệch, kế toán cần kiểm tra kỹ lưỡng lại để tìm ra sai sót nếu có.

2. Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định

Mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC, cụ thể như sau:

– Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:

+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm.

+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.

+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.

+ 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.

– Đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông và doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ hàng hóa, khoản nợ phải thu cước dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, truyền hình trả sau và khoản nợ phải thu do bán lẻ hàng hóa theo hình thức trả chậm/trả góp của các đối tượng nợ là cá nhân đã quá hạn thanh toán mức trích lập dự phòng như sau:

+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 6 tháng.

+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 9 tháng.

+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 9 tháng đến dưới 12 tháng.

+ 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 12 tháng trở lên.

– Hồ sơ trích lập dự phòng các bạn tham khảo Thông tư 48 năm 2019

3. Kiểm kê Tài sản & xử lý chênh lệch

Doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê và lập biên bản kiểm kê tài sản, ngày trên biên bản kiểm kê phải là ngày cuối cùng của kỳ kế toán (31/12). Hoạt động này nhằm đối chiếu tài sản thực tế với sổ sách kế toán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài sản.

Quy trình kiểm kê:

• Lập kế hoạch kiểm kê, phân công nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận liên quan.
• Thực hiện đối chiếu tài sản thực tế với danh mục ghi trên sổ sách.
• Ghi nhận kết quả vào biên bản kiểm kê, trong đó ghi rõ ngày 31/12.

Xử lý chênh lệch:

• Tài sản thiếu: Xác định nguyên nhân, xử lý theo quy định (bổ sung, giảm trừ hoặc khấu hao).
• Tài sản thừa: Kiểm tra nguồn gốc, điều chỉnh vào sổ kế toán nếu phù hợp.

4. Xác định hàng tồn kho hư hỏng, giảm giá trị

Việc xác định hàng tồn kho hư hỏng, giảm giá trị nhằm trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, đảm bảo phản ánh đúng giá trị tài sản trong báo cáo tài chính. Doanh nghiệp cần tiến hành kiểm kê thực tế để xác định các mặt hàng bị hư hỏng, lỗi thời hoặc không còn giá trị sử dụng, đồng thời đánh giá giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá trị ghi sổ.

Dựa trên kết quả kiểm kê, lập bảng trích lập chi tiết, trong đó ghi rõ tài khoản, tên hàng tồn kho, mã hàng, số lượng, giá trị giảm giá. Thông tin này thường được lập ngay trên biên bản kiểm kê để đảm bảo tính minh bạch.

Việc hạch toán trích lập được thực hiện bằng bút toán:

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bản

Có TK 229: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Hồ sơ trích lập dự phòng HTK phải chặt chẽ theo Thông tư 48/2019/TT-BTC, nếu ko đáp ứng yêu cầu của TT 48 thì rủi ro bị loại trừ chi phí dự phòng giảm giá hàng tồn kho là cao.

5. Kế toán lưu ý xem số dư tiền mặt lớn không

Nếu số dư tiền mặt lớn mà có doanh nghiệp phát sinh lãi vay thì cơ quan Thuế sẽ đặt nghi vấn: tại sao doanh nghiệp tồn nhiều tiền mặt mà vẫn đi vay. Khi đó, chi phí lãi vay này có thể bị loại khỏi chi phí hợp lý của DN.

6. Đối chiếu xác nhận số dư ngân hàng

Cuối năm, kế toán cần thực hiện công việc đối chiếu xác nhận số dư ngân hàng nhằm đảm bảo số liệu trên sổ sách kế toán khớp với số dư thực tế tại ngân hàng.

• Trước tiên, kế toán gửi yêu cầu xác nhận số dư đến các ngân hàng mà doanh nghiệp mở tài khoản, đảm bảo ngày xác nhận là ngày cuối cùng của kỳ kế toán (31/12).
• Sau khi nhận được giấy xác nhận số dư từ ngân hàng, tiến hành kiểm tra và đối chiếu với số dư trên sổ kế toán (TK 112).
• Nếu có chênh lệch, cần kiểm tra nguyên nhân, bao gồm các khoản tiền đang chờ xử lý (tiền chuyển chưa ghi có hoặc chưa ghi nợ).

Kết quả đối chiếu được ghi nhận và sử dụng để lập báo cáo tài chính một cách chính xác, minh bạch.

7. Trích trước các khoản chi phí phải trả

• Với Các khoản chi phí đã phát sinh trong kỳ nhưng chưa đầy đủ chứng từ, kế toán cần trích trước và ghi nhận vào chi phí tương ứng để đảm bảo việc ghi nhận chi phí là đúng kỳ.

Ví dụ 1, chi phí điện nước của tháng 12/2024 nhưng đến tháng 1/2025 mới nhận được hóa đơn. Vào ngày 31/12/2024 kế toán cần dự tính trước chi phí điện nước này để ghi nhận trước. Bút toán Nợ TK 641, 642, 627…/Có TK 335

• Một khoản chi phí phải trả khác phải trích là lãi vay dự trả.

Ví dụ 2: Doanh nghiệp có khoản vay ngân hàng kỳ hạn 6 tháng, thời gian bắt đầu vay là từ 1/10/2024, tính ra khoản lãi cần thanh toán là 12 triệu đồng, lãi thanh toán sau khi đáo hạn nợ. Tuy nhiên, vào ngày 31/12/2024, kế toán cần tính trước phần lãi tương ứng phát sinh trong năm 2024 (3 tháng) là 6 triệu đồng để trích trước.

Bút toán: Nợ TK 635/Có TK 335. Sang năm có chứng từ thì hoàn lại Nợ 335/Có TK 112

8. Hạch toán lãi dự thu nếu có khoản tiền gửi tiết kiệm

Tương tự như ví dụ 2 ở mục 9, kế toán cũng cần dự tính trước phần lãi dự thu để đưa vào doanh thu tài chính tương ứng.

Bút toán nợ TK 1388/Có TK 515

Sang năm nhận lãi hạch toán lại : Nợ 112/Có 138 rồi hạch toán thêm phần lãi chưa hạch toán dự thu, nợ 112/Có 515.

9. Phân bổ khấu hao

Phân bổ TK 242 của tháng 12 (nếu bạn thống nhất phân bổ theo hằng tháng)

10. Đăng ký mã số thuế cá nhân cho những ai chưa đăng ký, hồ sơ người phụ thuộc (nếu có) để quyết toán thuế TNCN

Lưu ý cá nhân cư trú/không cư trú (không cư trú thường là người nước ngoài, các bạn tham khảo TT 111 để rõ hơn về khái niệm cư trú và không cư trú) ; điều kiện ủy quyền quyết toán. Lưu ý đặc biệt, cá nhân làm 2 nơi hoặc có nơi vãng lai nhưng nơi vãng lai chưa khấu trừ 10% hoặc tổng thu nhập bình quân nơi vãng lai trên 10 triệu/tháng thì ko thuộc điều kiện ủy quyền quyết toán.

11. Đánh giá chênh lệch tỷ giá các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ như tiền, công nợ

Lưu ý ko đánh giá các khoản ứng trước như dư có TK 131, dư nợ TK 331 (trừ khi hợp đồng kinh tế bị hủy ngang), sở dĩ TT 200 không quy định đánh giá các khoản số dư ứng trước là vì công nợ ứng trước không được hoàn trả bằng tiền mà là bằng hàng hóa và dịch vụ.

• Nếu lỗ hạch toán: Nợ 413/Có 131, 331,111,112…
• Nếu lãi hạch toán: Nơ 131,331,111,112/Có 413…

Sau khi hạch toán xong xuôi, số dư 413 còn bao nhiêu thì hạch toán kết chuyển sang 515 hoặc 635. Lưu ý: Lãi/lỗ do đánh giá tiền và các khoản phải thu là không tính thuế nên khi quyết toán thuế TNDN cần tách rõ lãi/lỗ của khoản này ra khỏi lãi/lỗ của việc đánh giá số dư ngoại tệ phải trả.

12. Nộp tờ khai thuế tháng hoặc quý IV

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai theo tháng, theo quý được quy định như sau:

• Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo tháng;
• Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý.

13. Đầu năm nộp lệ phí môn bài

Đầu năm, doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ nộp lệ phí môn bài theo quy định. Hạn nộp lệ phí môn bài là ngày 30/01, áp dụng cho các doanh nghiệp đang hoạt động.

Mức lệ phí môn bài được xác định dựa trên vốn điều lệ hoặc doanh thu, theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP

14. Thực hiện bút toán Kết chuyển kết quả kinh doanh

Sử dụng TK 911: Bút toán: Nợ 511,515,711/Có 911; Nợ 911/Có 632,635,641,642,811…Phần dư còn lại trên 911 kết chuyển vể TK 421: Nguyên tắc các tài khoản từ loại 5 trở đi thì ko có số dư cuối kỳ.

15. Xác định chi phí không hợp lý hợp lệ để đưa vào chỉ tiêu khi quyết toán thuế TNDN

Nên tổng hợp thành một file excel lưu lại đề phòng sau này cần xem lại: nhiều kế toán sau này thuế về kiểm tra yêu cầu cung cấp thì ko biết trước đây mình đã loại trừ những chi phí gì, thiệt cho doanh nghiệp nếu cơ quan thuế loại trừ trùng lần nữa.

16. Xác định thu nhập miễn thuế, các khoản giảm trừ thu nhập tính thuế khác

Xác định thu nhập miễn thuế, các khoản giảm trừ thu nhập tính thuế khác như cổ tức, lãi chia từ lợi nhuận sau thuế khác, thu nhập từ đánh giá chênh lệch tỷ giá từ các khoản tiền và phải thu…(kế toán nên lưu file excel lại hoặc ghi rõ trong thuyết minh báo cáo tài chính)

17. Thực hiện nộp quyết toán thuế TNDN

Thời hạn nộp quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, tức là hạn cuối cùng là ngày 31/03 (đối với doanh nghiệp có năm tài chính kết thúc vào 31/12).

Doanh nghiệp cần nộp tờ khai quyết toán thuế TNDN (mẫu 03/TNDN) và nộp đủ số thuế còn phải nộp (nếu có) thông qua cổng thông tin thuế điện tử.

18. Thực hiện nộp quyết toán thuế TNCN 

Việc nộp quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) được thực hiện hằng năm với thời hạn nộp tờ khai là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, tức hạn cuối là 31/03

• Trường hợp tổ chức chi trả thu nhập: Tổ chức thực hiện quyết toán thay cho người lao động đã ủy quyền. Sử dụng mẫu tờ khai 05/QTT-TNCN và nộp qua cổng thông tin thuế điện tử.
• Trường hợp cá nhân tự quyết toán: Cá nhân có thu nhập từ nhiều nơi, hoặc không ủy quyền cho tổ chức, phải tự kê khai quyết toán, đảm bảo nộp đủ số thuế còn thiếu (nếu có) hoặc làm thủ tục hoàn thuế.

19. Lập Báo cáo Tài chính cho năm

So với cách làm thủ công thông thường, việc sử dụng phần mềm sẽ giúp kế toán thực hiện các nghiệp vụ khó, mất nhiều thời gian như tính toán thuế Thu nhập doanh nghiệp, phân bổ khấu hao hay các công việc lặp đi lặp lại như nhập liệu hóa đơn, chứng từ… Khối lượng công việc mùa cuối năm nhờ thế mà nhẹ gánh hơn rất nhiều, giảm bớt áp lực cho bộ phận kế toán.

20. Nộp các loại thuế sau khi trừ đi các khoản thuế đã tạm nộp trước, hạn nộp thuế cũng là hạn nộp tờ khai

Sau khi lập tờ khai quyết toán thuế, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ nộp số thuế còn phải nộp (nếu có) sau khi đã trừ đi các khoản thuế đã tạm nộp trước đó. Hạn nộp thuế cũng chính là hạn nộp tờ khai quyết toán, cụ thể:

• Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Hạn nộp là 31/03.
• Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Hạn nộp là 31/03.

Doanh nghiệp cần kiểm tra số thuế đã tạm nộp để xác định chính xác số thuế còn phải nộp, lập giấy nộp tiền qua cổng thuế điện tử và hoàn tất nghĩa vụ đúng hạn để tránh bị phạt chậm nộp.

21. Nộp các loại báo cáo, Thống kê khác nộp cho các cơ quan liên quan

Cuối năm và đầu năm mới, ngoài báo cáo tài chính và thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị và nộp các loại báo cáo, thống kê khác theo yêu cầu của các cơ quan liên quan, bao gồm:

• Báo cáo thống kê: Nộp cho cơ quan thống kê địa phương theo quy định, thường yêu cầu Báo cáo tài chính, Báo cáo lao động, tiền lương, hoặc các mẫu thống kê đặc thù khác
• Báo cáo lao động: Nộp cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc cơ quan quản lý lao động địa phương. Báo cáo này gồm tình hình sử dụng lao động năm trước và kế hoạch lao động năm sau.
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Nộp cho cơ quan thuế nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in hoặc đặt in.
• Báo cáo về bảo hiểm xã hội (BHXH): Đối chiếu và quyết toán tình hình đóng BHXH, BHYT, BHTN với cơ quan bảo hiểm.

22. Đánh giá các Rủi ro về thuế (nếu cần)

Tham khảo: Soát xét nhanh Rủi ro về thuế qua BCTC

Chuyên gia của FLYUP