Mô hình BSC là gì? Ứng dụng BSC trong quản lý và vận hành doanh nghiệp

Mô hình BSC là gì? Ứng dụng BSC trong quản lý và vận hành doanh nghiệp

Mô hình BSC là một khái niệm quen thuộc đối với nhiều doanh nghiệp. Theo nghiên cứu, 70% doanh nghiệp đã và đang sử dụng BSC để quản lý và vận hành tổ chức. Vậy mô hình BSC là gì và lợi ích của mô hình này trong doanh nghiệp như thế nào?

1. Mô hình BSC là gì?

BSC là viết tắt của cụm từ Balanced Scorecard, dịch nghĩa tiếng Việt là “Thẻ điểm cân bằng”. Cụm từ này xuất hiện bắt đầu từ những năm 1950, dùng vào mục đích đo lường hiệu quả của việc kinh doanh. Tuy nhiên, đến năm 1990, BSC mới dần phổ biến và được sử dụng rộng rãi hơn.

Mô hình BSC được dùng với mục đích quản lý và vận hành doanh nghiệp theo chiến lược được đề ra từ trước. Thẻ điểm cân bằng hỗ trợ việc lập các kế hoạch, theo dõi, đánh giá và cải tiến những hoạt động kinh doanh đi đúng hướng so với mục tiêu đề ra.

2. Cấu trúc của BSC

Trong doanh nghiệp, 4 yếu tố đóng vai trò quan trọng quyết định sự thành công của tổ chức là: Tài chính, khách hàng, hoạt động nội bộ, sự học hỏi và phát triển. Do đó, hiểu được mô hình BSC là gì sẽ giúp nhà quản trị nhân sự, nhà quản lý vận hành doanh nghiệp hiệu quả, xây dựng kế hoạch thông minh từ sự tác động qua lại của những yếu tố trên.

2.1. Quan điểm về tài chính

Tài chính là yếu tố quan trọng trong việc duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Tài chính bao gồm các yếu tố về chi phí, lợi nhuận, doanh thu, các khoản vốn và đầu tư,… Hiểu và đo lường các yếu tố tài chính trên sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động để đưa ra các chiến lược phù hợp.

Phân tích tất cả các yếu tố tài chính giúp doanh nghiệp xác định hoạt động kinh doanh có đang sinh ra tiền không, các quyết định trong quá khứ có chính xác không, chi phí được quản lý hiệu quả không,… Thông qua thẻ điểm cân bằng ở khía cạnh tài chính, doanh nghiệp sẽ quản lý tiền tệ tốt hơn, giám sát và đưa ra chiến lược tài chính đúng đắn.

2.2. Quan điểm về khách hàng

Yếu tố khách hàng là điều kiện để duy trì và phát triển doanh nghiệp, sự hài lòng của khách hàng sẽ thể hiện mức độ thành công của công ty. Việc thoả mãn nhu cầu, mong muốn khách hàng sẽ đem đến nguồn doanh thu “mong đợi” và duy trì doanh nghiệp dài hạn.

Tìm hiểu quan điểm của khách hàng giúp doanh nghiệp có sự đo lường chi tiết, lên kế hoạch để đáp ứng khách hàng. Tổ chức có thể phân tích khách hàng thông qua một số câu hỏi đo lường như sau:

• Khách hàng mục tiêu doanh nghiệp hướng đến là gì? Giới tính, độ tuổi, nghề nghiệp,… chủ yếu của nhóm khách hàng mục tiêu?
• Những sản phẩm, dịch vụ được khách hàng yêu thích và sử dụng nhiều nhất là gì?
• Tỷ lệ mua hàng, trải nghiệm dịch vụ cho lần sau như thế nào?
• Những phản hồi tích cực/ tiêu cực chiếm tỷ lệ như thế nào?
• Mức độ hài lòng của khách hàng về sản phẩm như thế nào? So sánh với đối thủ cạnh tranh ra sao?

Sau khi đã nghiên cứu, phân tích chi tiết về đặc điểm khách hàng, doanh nghiệp cần đưa ra kế hoạch thoả mãn tối đa các mong đợi này. Ngoài ra, cần lên mục tiêu đáp ứng các tiêu chí “ngoài mong đợi” của khách hàng, mang lại trải nghiệm tối ưu nhất.

2.3. Quy trình kinh doanh nội bộ

Doanh nghiệp có sự liên kết từ nội bộ sẽ vững vàng và hoạt động lâu dài. Do đó, doanh nghiệp cần định kỳ đánh giá hoạt động, rút kinh nghiệm và cải tiến nội bộ. Để đánh giá sự ổn định trong nội bộ doanh nghiệp, nhà quản trị nhân sự và ban lãnh đọa doanh nghiệp có thể căn cứ vào các yếu tố sau:

• Tốc độ tăng trưởng về quy mô của doanh nghiệp.
• Sự cải tiến về thời gian xử lý công việc.
• Giảm chi phí sản xuất, chi phí vận hành,…
• Chất lượng sản phẩm, dịch vụ tăng trưởng cao.
• Tỷ lệ nhân viên gắn bó với công ty tăng.

Để hoàn thành những chỉ số trên, doanh nghiệp cần đánh giá toàn bộ quy trình tổ chức nội bộ. Sau đó xem xét kết quả hoạt động của từng bộ phận và đưa ra phương án cải tiến. Cải thiện các vấn đề nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra mục tiêu chuẩn xác và hoạt động tốt hơn.

2.4. Thước đo học tập và phát triển

Khía cạnh cuối cùng khi tìm hiểu “mô hình BSC là gì” nằm ở thước đo về sự phát triển và học tập. Thước đo này không bị giới hạn bởi mục tiêu hay con số cụ thể. Theo đó, các tiêu chí của khía cạnh học tập và phát triển liên quan đến vấn đề sau:

• Nỗ lực học tập và trau dồi những kiến thức mới.
• Sự bắt kịp về những tiến bộ trong công nghệ, ứng dụng vào doanh nghiệp.
• Xem xét những chính sách, công cụ liên quan đến việc đánh giá khả năng làm việc của nhân sự.

Xây dựng thước đo về sự học tập và phát triển hiệu quả giúp doanh nghiệp sở hữu đội ngũ nhân viên chất lượng. Điều này giúp công ty tạo ra sản phẩm chất lượng, có lợi thế cạnh tranh vượt trội so với đối thủ và thích nghi nhanh với sự thay đổi của môi trường.

3. Lợi ích của BSC đối với doanh nghiệp

Sau khi hiểu rõ mô hình BSC là gì, doanh nghiệp sẽ thấy được ý nghĩa quan trọng của mô hình này trong quản lý và vận hành công ty. Dưới đây là những lợi ích nổi bật của mô hình đối với nhà quản trị và ban lãnh đạo của doanh nghiệp:

3.1 Xây dựng chiến lược chi tiết và đúng trọng tâm

Mô hình BSC tổng hợp nhiều khía cạnh giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược hiệu quả, chất lượng. Thông qua mô hình này, các cấp quản lý có thể xây dựng mục tiêu chiến lược cho từng khía cạnh như tài chính, khách hàng,… Việc hoàn thành mục tiêu chiến lược sẽ giúp doanh nghiệp thúc đẩy sự phát triển trong tương lai.

3.2 Vạch ra nhiều dự án

BSC giúp doanh nghiệp đưa ra nhiều dự án, sáng kiến phù hợp với các chiến lược đề ra. Xây dựng nhiều mục tiêu, chiến lược khác nhau và đòi hỏi sự liên kết để đạt kết quả tốt nhất. Mô hình này giúp phát huy sự sáng tạo, khả năng tư duy của nhân sự trong công ty.

3.3 Thiết kế báo cáo tổng quan và hiệu quả

Thông qua mô hình BSC, các báo cáo sẽ đạt hiệu quả chi tiết, giúp cấp quản lý nắm tình hình cụ thể hơn. Báo cáo tập trung vào những vấn đề trọng điểm của chiến lược, giúp giám sát và thực hiện đúng hướng, tạo hiệu suất tối đa cho từng mục tiêu.

3.4 Đo lường và quản lý thông tin hiệu quả

Mô hình giúp doanh nghiệp đo lường những chỉ số cho từng khía cạnh của doanh nghiệp. Từ các chỉ số trên, doanh nghiệp xem xét mức độ hiệu quả của thực tế so với mục tiêu đề ra. Do đó, mô hình BSC giúp tổ chức nâng cao chất lượng hoạt động, ra quyết định phù hợp với từng mục tiêu cụ thể.

3.5 Tạo sự liên kết trong tổ chức

BSC có nhấn mạnh yếu tố nội bộ, giúp xây dựng và vận hành tổ chức đúng hướng, đúng mục tiêu chung. Mỗi phòng ban, tổ chức trong doanh nghiệp đều đảm bảo việc hỗ trợ và liên kết với nhau để hoàn thành mục tiêu chung nhanh chóng, hiệu quả.

3.6 Cải tiến quy trình dễ dàng

Mô hình BSC giúp doanh nghiệp triển khai và cải tiến các quy trình nhanh chóng, dễ dàng. Theo đó, chiến lược hiệu quả cần có 3 yếu tố: Xây dựng ngân sách, quản lý rủi ro, lựa chọn thứ tự ưu tiên của từng chiến dịch. Dựa theo mô hình BSC, tổ chức sẽ tập trung vào từng chiến lược, có quy trình rõ ràng và quản lý nhân sự chuyên nghiệp.

4. Ứng dụng mô hình BSC trong doanh nghiệp cần trải qua 4 bước cơ bản

Bước 1: Kiểm soát dữ liệu

Kiểm soát dữ liệu và quản lý tập trung để doanh nghiệp xây dựng và vận hành chiến lược rõ ràng. Một số cách trong việc quản lý dữ liệu được gợi ý như sau:

• Xác định cụ thể số lượng chiến lược để quản lý dễ dàng. Thông thường, doanh nghiệp nên xây dựng 10-15 chiến lược cho 4 khía cạnh của mô hình BSC. Không xây dựng quá nhiều chiến lược sẽ làm mất cân bằng hệ thống và không hoàn thành mục tiêu cốt lõi.
• Với từng chiến lược cần xây dựng bộ câu hỏi cụ thể, đưa ra các con số chi tiết để đo lường và đánh giá chính xác.
• Lập tài liệu về các chiến lược, bộ câu hỏi liên quan gửi đến nhân viên 1-2 ngày trước khi thảo luận. Mỗi nhân viên cần tìm hiểu và nghiên cứu kỹ để đưa ra những giải pháp tối ưu nhất.
• Trong cuộc họp, đưa ra quyết định và đánh giá cuối cùng liên quan đến chiến lược. Mỗi nhân viên đều có nghĩa vụ và trách nhiệm cho từng mục tiêu được thống nhất.

Bước 2: Tiến hành đo lường và đánh giá chi tiết từng mục tiêu

Mỗi mục tiêu, chiến lược cần được quy ước theo hệ thống hoặc màu sắc nhận dạng riêng biệt. Phân chia nhân sự chịu trách nhiệm cho từng hạng mục và xác định mức độ hoàn thành của từng mục tiêu bằng màu sắc. Sử dụng con số cụ thể để đo lường, phân loại mức độ hoàn thành mục tiêu để đưa ra giải pháp phù hợp.

• Màu đỏ: Mục tiêu đang chưa đúng hướng, cần cải tiến quy trình, nhân sự, tài nguyên khác để đưa về đúng mong muốn ban đầu.
• Màu vàng: Mục tiêu gần đúng hướng và có thể tự xử lý được.
• Màu xanh lá: Mục tiêu đang đi đúng hướng và tiếp tục phát huy.

Bước 3: Đánh giá KPI tương ứng với mục tiêu

Phần mềm quản lý KPI là công cụ đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên và xem xét có đúng với chiến lược đề ra hay không. Thông thường, cấp quản lý sẽ sử dụng đồng thời mô hình BSC và KPI để giúp mục tiêu đi đúng hướng.

Mỗi mục tiêu sẽ có KPI tương ứng, cần xây dựng KPI đúng với thực tế để đo lường chuẩn xác. Thông qua KPI, bạn sẽ biết hiệu quả làm việc thực tế tại doanh nghiệp với mục tiêu có phù hợp hay không để đưa ra những kế hoạch cải tiến phù hợp.

Bước 4: Liên kết các mục tiêu lại với nhau

Sau khi đã xây dựng rõ ràng từng mục tiêu, hãy sử dụng mũi tên 1 chiều để tạo sự liên kết giữa các mục tiêu. Những mục tiêu có sự tương đồng có thể gom cùng một thước đo, liên kết thoả mãn tiêu chí sau:

• Mục tiêu này là nguyên nhân hình thành mục tiêu khác.
• Một mục tiêu này có thể dẫn tới 2-3 mục tiêu khác.
• Không có mục tiêu nào đứng riêng lẻ, phải có sự liên kết giữa các mục tiêu với nhau.

5. Khi nào nên áp dụng BSC?

Mô hình BSC được ví như một hệ thống quản trị chiến lược dài hạn. Tuy nhiên, mô hình đạt hiệu quả cao nhất khi áp dụng đối thời điểm, đúng đối tượng. Dưới đây là những tình huống nhà quản trị nhân sự nên sử dụng mô hình BSC:

• Doanh nghiệp đang cần thay đổi chiến lược để phù hợp với thị trường, BSC giúp đo lường và xây dựng chiến lược tối ưu nhất.
• Doanh nghiệp đang muốn tập trung chiến lược cốt lõi, BSC giúp tìm ra chiến lược quan trọng và đặt mục tiêu rõ ràng cho quá trình kinh doanh dài hạn.
• Doanh nghiệp muốn đánh giá hiệu quả kinh doanh trong thời gian qua, BSC mang đến chỉ số đo lường cụ thể, có kế hoạch triển khai và cải tiến hoạt động kinh doanh.
• Doanh nghiệp muốn tạo sự liên kết trong nội bộ, BSC giúp các phòng ban làm việc cùng nhau, hỗ trợ hướng đến mục tiêu chung.
• Doanh nghiệp muốn quản lý nhân sự hiệu quả hơn, BSC giúp tăng cường phối hợp giữa các phòng ban, đánh giá hiệu quả làm việc của từng cá nhân và có cách quản lý nhân sự chặt chẽ.

6. Kết luận

Mô hình BSC là công cụ đắc lực góp phần giúp doanh nghiệp vận hành và phát triển dài hạn. Với những khía cạnh quan trọng và cách liên kết chặt chẽ giữa từng mục tiêu, mô hình này hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra những chiến lược, quyết định đúng đắn trong hoạt động kinh doanh. Hiểu được mô hình BSC là gì, doanh nghiệp sẽ đạt sự cân bằng và phát triển vững vàng trong tương lai.

Nếu bạn cần tư vấn chuyên sâu hơn, vui lòng liên hệ:

• Đội ngũ chuyên gia FLY UP
• Địa chỉ: TT5.2A-34, KĐT mới Đại Kim, Phường Đại Kim, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội.
• Hotline: 039 887 6116
• Email: info@fly-up.vn
• Website:fly-up.vn